Bokföring i Excel är inte tillåtet. Vi berättar varför!

Företagsredovisning > Bokföring i Excel

Som nybliven företagare är det mycket att sätta sig in i, och är ditt företag litet utan anställda är det säkert du som sköter i princip allt från inköp till leveranser.

Bokföringen kan vara en osäkerhet för många, där rädslan för att göra fel i bokföringen inte är ovanlig. Nu ska vi därför reda ut vad som gäller enligt Bokföringslagen!

Bokföring i Excel kan vara frestande

Ett frestande sätt att enkelt lösa problemet med bokföringen i ditt företag, utan att köpa ett bokföringsprogram, kan vara att använda Excel; ett välkänt kalkyleringsprogram för att göra matematiska beräkningar. Det är enkelt, bekant för många och inte minst gratis när du väl har det. Därför kan det låta som det perfekta hjälpmedlet att bokföra med, oavsett om du använder dig av dubbel bokföring eller enkel bokföring.

Men riktigt så enkelt är det inte. Det finns en mycket viktig sak att tänka på innan du börjar bokföra i Excel. I programmet går det nämligen att ändra siffror i efterhand. Och det är inte tillåtet om du ska följa Bokföringslagen.

Detta säger Bokföringslagen

”Om en bokföringspost rättas, skall det anges när rättelsen har skett och vem som har gjort den. Sker rättelsen genom en särskild rättelsepost, skall det samtidigt säkerställas att det vid en granskning av den rättade bokföringsposten utan svårighet går att få kännedom om rättelsen.”

 (Källa: Skatteverket.se)

Med andra ord uppfyller bokföring i Excel inte kraven för bokföringsskyldigheten eftersom preliminära poster i bokföringen kan ändras i efterhand. Och ändringen framgår inte av bokföringen. Excel är därför inte godkänt som bokföringsprogram. Det är viktigt att känna till om du funderar på att bokföra i Excel.

 Relaterad läsning: Bokföring – allt du (någonsin) behöver veta om att bokföra

Bokföringslagen styr

Alla som driver näringsverksamhet är bokföringsskyldiga och ska oavsett bransch och storlek upprätta en bokföring, det säger Bokföringslagen. Det spelar ingen roll om du har ett aktiebolag, en enskild firma eller ett handelsbolag – Bokföringslagen gäller alla och du måste följa den. Bokföringslagen gör ingen skillnad på en liten snickerifirma utan anställda eller en större livsmedelsbutik med 20 anställda. Bokföring i Excel regleras alltså på samma sätt för en enskild firma som ett aktiebolag.

Bokföringen ska följa Bokföringslagen, som är en ramlagstiftning där det bara finns grundläggande bestämmelser.

När det gäller bokföringsskyldigheten för vissa föreningar, kan regelverket se annorlunda ut beroende på om föreningen bedriver näringsverksamhet eller inte. Du kan läsa mer om vad som gäller hos Bokföringsnämnden.

 Relaterad läsning: Bokföringsbrott, vad är det? Ekobrottsmyndigheten svarar

God redovisningssed

Förutom Bokföringslagen styr även en god redovisningssed din bokföring. God redovisningssed handlar om att följa tradition och allmänt bruk, hur saker och ting brukar göras helt enkelt. Och det är Bokföringsnämnden som är uttolkare av den goda seden.

Bokföringsnämnden är statens expertorgan inom redovisningsområdet och ansvarar för att utveckla god redovisningssed. Det är viktigt att veta att Bokföringsnämnden också är den som sist uttolkar om det begåtts ett bokföringsbrott. Här hittar du alla viktiga nyheter och uppdateringar och sammanställningar över beslutade och ändrade redovisningsregler. Så ett bra tips är att då och då titta in på deras hemsida. Här hittar du alla viktiga nyheter och uppdateringar och sammanställningar över beslutade och ändrade redovisningsregler. Så ett bra tips är att då och då titta in på deras hemsida.

Vad menas egentligen med löpande bokföring?

Det betyder att alla affärshändelser ska registreras löpande. Som företagare får du inte vänta för länge med att registrera företagets affärshändelser. Bokföringen ska stämmas av för att det ska gå att upptäcka och rätta felaktigheter.

En affärshändelse är alla aktiviteter som påverkar ekonomin i ditt företag, till exempel in- och utbetalningar, överföringar mellan konton, försäljningar och inköp. Huvudregeln är att ett företag ska ha en bokföring för all verksamhet.

Observera att undantag finns för företag med låg nettoomsättning och för vissa enskilda näringsidkare. Mer om detta på Skatteverket.se

Ett bra tips är att inte komma efter med bokföringen. Det blir det mycket jobbigare att reda ut allt i efterhand och risken finns att det heller inte blir korrekt. Så se till att du bokför månadsvis eller veckovis även om det kan kännas motigt ibland.

Vad får du göra som företagare när det gäller bokföring?

Att följa lagen har egentligen inget att göra med på vilket sätt du bokför, om du använder ett digitalt bokföringsprogram eller skriver för hand. Det viktiga är att du följer Bokföringslagen och God redovisningssed.

Hur det sedan praktiskt går till är ditt val och ditt ansvar.

Det är självklart tillåtet att bokföra manuellt med papper och penna, på samma sätt som all bokföring gjordes förr. Kanske inte så smidigt eller vanligt idag – men fullt lagligt.

 Lästips: Skatteverket tipsar – så bokför du rätt!

I stället för Excel – ett bokföringsprogram

Ett digitalt bokföringsprogram som uppfyller kraven för bokföringsskyldigheten är en smart och trygg investering för dig som företagare. Då kan du vara säker på att lagar och regler följs, samtidigt som själva administrationen av bokföringen tar mindre tid.

Med dagens enorma utbud är det inte alltid lätt att välja just det bokföringsprogram som passar ditt företag och dess behov bäst. Oavsett om du är en nybliven företagare som ännu inte har hittat rätt bokföringsprogram, eller om du är en rutinerad entreprenör som testat flera bokföringsprogram utan att hitta rätt, så kan bokföringsprogrammet Visma eEkonomi vara lösningen för dig.

 Tips: Visma eEkonomi 

Visma eEkonomi är enkelt att använda

Visma eEkonomi finns i flera olika varianter för att passa just ditt företag, oavsett om du har ett aktiebolag eller enskild firma. Den vanligaste varianten heter eEkonomi Smart och är enkel att använda tack vare den smarta funktionaliteten som automatiserar delar av bokföringsprocessen.

Med ett digitalt bokföringsprogram kan du dessutom använda programmet var du än befinner dig, på kontoret eller på resande fot. Du får också värdefull support och kan frigöra tid till andra viktiga saker i företaget, och tid är ju pengar.

Ofta kan du testa ett bokföringsprogram gratis en tid innan köpet. Det kan vara smart att utnyttja den möjligheten så att du vet att du verkligen köper rätt program. 

Varför är då bokföring så viktigt?

Även om bokföringen kan upplevas svår och tidskrävande så är den ett mycket bra verktyg för att kunna planera framåt. Den ger dig bra koll på vad som händer här och nu och hur företagets likviditet och närmaste framtid ser ut.

Och du koll på din ekonomin så blir det också enklare att följa upp verksamheten och styra den mot dina satta mål och lyckas.

Det är med andra ord oerhört viktigt att du sköter bokföringen korrekt och utifrån rätt förutsättningar. Och glöm inte att du som företagare alltid är skyldig enligt lag att bokföra.

Bokföra själv, lämna bort eller en kombination?

Ska jag sitta med bokföringen själv eller ska jag betala någon annan för att göra jobbet? Eller finns det en tredje alternativ? Det kan vara lockande att lämna bort allt som har med bokföring att göra till en redovisningsbyrå eller någon annan expert.

Hur just du gör och vad som passar dig och ditt företag bäst måste du själv fundera över och bestämma. Väg noga för- och nackdelar med olika alternativ och se också till att jämföra priser hos olika aktörer - det finns många på marknaden.

 Tips! Vill du lämna bort bokföringen rekommenderar vi bokföringshjälp online

Tre fördelar med att bokföra själv:

 Du får kontroll och bra överblick på ekonomin i ditt företag.
 Det blir enklare att följa upp din verksamhet och styra den mot dina satta mål om du har den kontrollen.
 Du sparar pengar på att bokföra själv jämfört med att anlita en redovisningsbyrå eller redovisningskonsult.

Tre fördelar med att anlita en redovisningsbyrå/expert:

  Du sparar tid som du kan använda till andra viktiga sysslor i ditt företag.
  Du köper kompetens som du kanske inte själv har.
  Det kan kännas tryggt och skönt att slippa ansvaret för en tidskrävande och svår del i det dagliga arbetet.

Det bästa av två världar – samarbeta med en redovisningsbyrå

Ett tredje alternativ är att arbeta tillsammans med en redovisningsbyrå i bokföringsprogrammet. Det här alternativet kan innebära att du som företagare tar hjälp med vissa delar av bokföringen. Det kan exempelvis kännas tryggt att i deklarationstider få coaching av en erfaren redovisningskonsult, även om du själv är insatt i den löpande bokföringen den resterande delen av året. Då kan du få en kombination av fördelarna listade ovan.

Tips! Hitta en redovisningsbyrå (enkelt)

Det där med bokföring, känns det lite "men orka"? Lugna puckar, det finns hjälp att få. Här hittar du en redovisningsbyrå som kan Visma Spcs.

Hitta din byrå

Du är alltid ansvarig

Oavsett om du bestämmer dig för att bokföra själv eller betalar någon annan för att göra det så finns det en mycket viktig sak att tänka på: Det är alltid du som företagare och ägare som är ansvarig och som straffas om något blir fel. Glöm inte det!

Fråga eller googla alltid om du känner dig osäker inför något i bokföringen. Ta gärna hjälp av någon mer erfaren företagare, vän eller släkting och fråga om råd. Och ett annat bra tips - fastna inte på detaljnivån!

Källor: Visma, Skatteverket, Ekobrottsmyndigheten, Bokföringsnämnden, Bolagsverket, Almi, Företagarna.