Digitala kvitton – slipp pappershögen

Teknik, digitalisering & IT-säkerhet > Digitala kvitton

Andelen digitala kvitton i Sverige ökar snabbt. Tusentals butiker skapar redan idag digitala kvitton direkt från kassan. Alla köp direkt i appar genererar digitala kvitton och det blir allt vanligare att kunder får sina kvitton som e-post. Kopplar företag ihop alla dessa kvitton med sin digitala bokföring och utläggshantering så finns det både tid, pengar och en del magont att spara in. Fördelarna med att hantera företagets kvitton via ett digitalt system är övervägande. 

Idag finns en rad etablerade och digitala lösningar för kvitto- och utläggshantering. Gemensamt för de allra flesta är att de förenklar administrationen kring kvitton avsevärt och ger en betydligt smidigare spåbarhet och ökad kontroll. Nu finns möjligheten för företag välja att använda sig av digitala lösningar hela vägen – från köp till ersatt utlägg. 

7 fördelar med digitala kvitton (och utläggshantering)

1. Hantering och arkivering
Genom att investera i ett system för kvitto- och utläggshantering minimerar du risken att kvitton slarvas bort eller inte går att läsa. Attesten sker elektroniskt och dessutom får du, genom de flesta lösningar, kvittounderlag direkt in i din bokföring – oavsett om du fotograferar kvitton och skickar dem till ditt bokföringsprogram, sparar ner kvitton från mejl eller har ett helt hanteringssystem. Det här är något som är smidigt både för företagare och eventuell redovisningskonsult.

2. Sparar pengar
En digital tjänst kan spara upp till 85 procent av administrationstiden och tid är alltid pengar. Med en integration mot banken så importeras alla köp direkt. Den anställde kopplar transaktionen med rätt kvitto.

3. Lättare att spåra
Ingen gillar att leta efter skrynkliga kvitton. Vid digital hantering ökar spårbarheten och risken för fel minskar. Alla kvitton finns på ett ställe och samtliga uppgifter som behövs är lätt tillgängliga.

4. Mindre administration och enklare utläggshantering
När all data finns i samma system blir det lättare för de som arbetar med kvittounderlag. Rapportera och attestera går blixtsnabbt. Inga kvitton samlas på hög. Anställda behöver bara godkänna och får sedan en notis om att en rapport producerats. De flesta kvittosystem har integrationer mot olika bokföringsprogram, vilket innebär att bokföringen uppdateras per automatik när ett kvitto registreras. Hantering och utbetalning av utlägg sköts då också enkelt.

5. Rätt från början
En bra tjänst för kvittohantering ska vara så användarvänlig att det inte går att göra fel. Tjänsten ska tolka siffrorna och alla regler ska uppdateras automatiskt.  

6. Koll på garantier
En annan stor fördel med digitala kvitton är att du får bättre överblick över garantier på produkter du köpt. Handen på hjärtat - hur många gånger har du köpt nya prylar istället för att hävda garanti? Bara för att du inte hittade kvittot eller fakturan?

7. Superenkelt att samarbeta med redovisningsbyrån
Företagare och redovisningskonsult ska samarbeta i samma plattform. Det är då alla fördelar skapas. Allra bäst för samarbete och mest flexibelt är Visma eEkonomi. När det gäller digitala kvitton så rekommenderar vi Visma Utlägg.

Digitala kvitton till företaget vid köp

Ett digitalt kvitto är en fullt godkänd verifikation som du inte behöver skriva ut på papper. Digitala kvitton måste dock enligt bokföringslagen sparas i sju år.

Fota, mejla och bokföra kvitton – smidig utläggshantering

Det bästa är så klart om du kan få ett digital kvitto direkt vid tidpunkten för inköpet. Då blir hanteringen riktigt smidig. Om du inte kan välja att få ett digitalt kvitto direkt från din leverantör har du ändå möjlighet att föra över dem till digital form. Visma Spcs har två olika lösningar för hur du kan hantera kvitton, beroende på just ditt företags behov. Visma Utlägg är en komplett, effektiv och automatiserad lösning som enkelt tar hand om hela processen digitalt, allt från inskickat kvitto till attest, bokföring och utbetalning. Här kan användare arbeta både mobilt eller via dator. Hela utläggshantering blir enkare för den anställde, chefen samt ekonomi-och löneavdelningen.

Har företaget inte behov av en komplett lösning finns Visma Scanner. Genom att fotografera kvitton och leverantörsfakturor med mobilen kan du få in dem direkt i ekonomiprogram som Visma eEkonomi, Visma Administration, Visma Förening och Visma Fakturering. Där tolkas bilderna och läggs in som digitala kopior av dina bokföringsunderlag.

Finns det QR-koder på dokumenten kan appen även läsa av och tolka innehållet.

Det blir enklare att ha koll på siffrorna och inköpen om du har dem organiserade digitalt. Men du måste ändå spara originalet, det vill säga papperskvittot, i minst fyra år* och den digitala versionen måste sparas i sju år.

*Enligt 7 kap. 6 § bokföringslagen får ett pappersdokumentet som överförts till ett digitalt format förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

 På jakt efter en mall för reseräkningar? Ladda ner vår mall – gratis.

Digitala kvitton från företaget vid försäljning

Det bästa att använda elektronisk fakturahantering som är helt digital för dig men där kunden kan få fakturan i önskat format. Elektronisk fakturahantering hos Visma hanterar alla format, e-faktura, pdf- eller pappersfaktura. Om du skickar och tar emot e-fakturor registreras fakturauppgifterna automatiskt i ditt eller din kunds program.

Du måste dock alltid ge din kund möjlighet att välja ett papperskvitto oavsett om du tar betalt kontant eller digitalt via till exempel Swish.

Om kunden begär papperskvitto

• Använd kvittoblock eller skriv ut via kassasystemet 
  Om du säljer kontant för mer än 189 200 kr (år 2020) behöver du vara ansluten till ett kassaregister som också är registrerat hos Skatteverket. Observera att kassasystem och kassaregister inte är samma sak även om många kassasystem har ett inbyggt kassaregister.
• Skriv kontantfaktura
  Då räknas din försäljning som fakturerad försäljning och du behöver inte ha ett kassaregister. En kontantfaktura är som en vanlig faktura förutom att det framgår att betalningen skett kontant.
• Låt kunden välja 
  En möjlighet är att ta ut en mindre avgift för pappersfakturan. Informera i förväg och låt kunden bestämma själv.

Hur länge ska kvitton sparas?

Självklart finns det lagar som reglererar hur företag ska arkivera papperskvitto och digitala kvitto. Kvitton ska generellt sett arkiveras i sju år men det beror också på ursprungsformen. Får du ett kvitto i både pappersform och elektronisk form, i nära anslutning till varandra, kan företaget välja att presentera och spara kvitton i elektronisk form. Då behöver inte papperskvittot sparas. Det elektroniska kvittot ska dock sparas i sju år.

Om kvittot först var i pappersform och detta sedan fotograferas eller skannas för digital registrering och arkivering, då måste originalkvittot sparas i tre år. Papperskvittot får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Den digitala versionen av kvittot ska arkiveras i ytterligare fyra år. 

Läs mer om arkivering på Bokföringsnämndens webbplats. 

 Lästips! Digital bokföring vs. papper – det här måste du spara