Automatisk bokföring – för dig som anser att tid är pengar

Teknik, digitalisering & IT-säkerhet > Automatisk bokföring

Du som drev eget företag för tjugo år sedan kommer säkert ihåg hur det var; kassar med kvitton som lämnades in till redovisningsbyrån, för att sedan stansas in manuellt. Än idag är det många småföretagare som lägger mer tid på bokföring än vad som egentligen behövs. Samtidigt är digitaliseringen av bokföringsbranschen mer aktuell än någonsin och berör dig som småföretagare i allra högsta grad.

Den som inte anpassar sig efter ny teknik och människors beteende riskerar att hamna på efterkälken, eller i värsta fall försvinna helt. Ett bra exempel är kameraföretaget Kodak, som inte förstod vidden av digitalkameran och därför konkurrerades ut. Historien har alltså lärt oss att en företagsstrategi som drar nytta av ny teknik och människors IT-vanor fömodligen blir mer framgångsrik än en analog sådan. Frågan är hur du ser på det hela?

Enligt en tidigare rapport rankar mer än var fjärde småföretagare administration som den viktigaste arbetsprocessen att digitalisera under de närmaste tre åren. Men ännu fler uppger att de är inlåsta i sina nuvarande system, vilket står i vägen för digitalisering.

Hur fungerar automatisk bokföring?

Maskininlärning är en del inom datavetenskapen, nära besläktad med begreppet som kallas artificiell intelligens. Enkelt förklarat handlar det om bygga en modell av beräkningar, så kallade algoritmer. Dessa algoritmer kan lära sig av historisk data, och på så sätt förutsäga information baserat på den historiska datan. 

Genom maskininlärning kan bokföringsprogrammen alltså ge förslag, baserat på historisk data när programmet tidigare använts. Det är denna process som kallas automatisk bokföring. Ambitionen är att på sikt automatisera hela bokföringsprocessen för dig som småföretagare. 

Vår målsättning är att presentera smarta funktioner som sparar tid och gör det smidigare och effektivare för kunder att sköta sin bokföring. 
– Gunilla Jaltsén, Project Manager på Visma.

Smarta funktioner som förenklar ditt arbete

Idag innehåller de flesta av Vismas program och tillägg någon form av automatisk bokföring.  Vismas elektroniska fakturahantering hjälper dig att skapa digitala fakturor. Ett annat är appen som tillhör löneprogrammet, där anställda själva kan registrera sina arbetstider på ett enkelt sätt. I Visma eEkonomi  finns nya funktionen Bokföringshjälpen, där programmet själv ger förslag på konto, baserat på vad andra kunder valt. Vad har dessa smarta funktioner gemensamt? De är alla framtagna för att underlätta din vardag som småföretagare, så att du får tid över till kärnan i din verksamhet.

Johan Bellander arbetar med utvecklingen av Vismas appar. Han menar att det många gånger handlar om att ta fram små smarta funktioner som sparar tid och på så sätt kan underlätta betydligt för någon som sitter och arbetar med den typen av arbetsuppgifter.

Det finns flera fördelar med digitalisering och automatisk bokföring i stort. Exempelvis  blir samarbete och kommunikation betydligt enklare när du arbetar i molnet. Automatisk bokföring gynnar dig som samarbetar med byråer, eftersom arbetsprocessen blir ännu effektivare för båda parter. Det blir också säkrare; dels eftersom informationen sparas i molnet men också eftersom programmet själv ger kontoförslag baserat på historisk data, vilket minskar risken att bokföra fel.

  Bokföringsprogram från Visma Spcs

Tankar om framtidens bokföringsprogram 

Det är viktigt att du som företagare känner dig trygg med de uppdateringar som görs i dina affärssystem, och att dessa system följer utvecklingen i samhället. Bestämmelser som påverkar hur vi planerar för framtiden kan exempelvis vara regler gällande digitala kvitton. Det digitala kvittot ska enligt bokföringslagen sparas i 7 år, men du måste ändå spara originalet, det vill säga papperskvittot, i minst fyra år*. Dessa lagar innebär en del dubbeljobb för många småföretagare, och är sådant som vi behöver ta hänsyn till när morgondagens bokföringsprogram utvecklas.

*Enligt 7 kap. 6 § bokföringslagen får ett pappersdokumentet som överförts till ett digitalt format förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Jostein Håvaldsrud är utvecklingsdirektör på Visma. Han tror att det i framtiden kommer ställas krav på att bokföringsprogrammen blir ännu mer digitala, vilket förutsätter att dagens pappersdokument blir helt digitaliserade. Digital data är en förutsättning för att vi ska kunna genomföra större analyser av data och vidareutveckla maskininlärningen inom bokföringsområdet. 

Jostein förutspår också att systemet i ännu större utsträckning kommer kunna ge förslag hur du förbättrar din affär och ger nytt värde till existerande kunder, samt förädlar interna processer i företaget för att på så sätt säkerställa digital data av hög kvalitet.

Affärssystem i framtiden kan liknas vid utvecklingen som vi just nu ser tydligt i bilbranschen, det vill säga en gradvis ökning av att bilar blir mer och mer självkörande. Vismas vision för framtida affärslösningar är att systemet automatiskt bearbetar transaktioner, samtidigt som användaren har kontroll genom att övervaka processen. –Jostein Håvaldsrud, Utvecklingsdirektör på Visma.

Så här kan ditt företag dra nytta av automatisk bokföring

 Du sparar tid, istället kan du lägga tid på det som är viktigt för dig.
 Ett automatiserat system för bokföring blir säkrare, då risken för att bokföra fel minskar.
 Du är i framkant vad gäller teknik och människors beteende, vilket antas vara en förutsättning för att lyckas framöver.

 Här får du tips på hur du kan utveckla företaget och förnya affärsidén.