E-faktura & företag: Därför vinner du på elektroniska fakturor

Fakturering > E-faktura & företag

För de större företagen och organisationerna har e-fakturor varit aktuella länge. Sveriges alla småföretagare har dock haft det svårare. De var tidigare tvungna att anpassa sig efter andras system, och det var både dyrt och svårt. Men så är det inte längre.

Elektronisk fakturering har aldrig varit så enkelt och billigt

I dag behöver man inte längre anpassa sina e-fakturor efter mottagaren. Nu kopplas e-fakturatjänsterna till affärsnätverk som tar hand om alla omvandlingar och anpassningar som kan behövas för att utbyta e-fakturor med andra system. Och det gör det otroligt mycket billigare än förr.

Därför är det numera inte bara billigare utan också enklare, smidigare och snabbare att skicka e-fakturor. Det kostar som regel betydligt mycket mindre att skicka en e-faktura än att skicka en pappersfaktura. Dessutom har den digitala tekniken utvecklats i en rasande takt och idag finns t o m möjligeten att skicka fakturan från din telefon samtidigt som den automatiskt blir bokförd i ditt bokföringsprogram. Med andra ord kan du, om du inte vill skicka e-fakturan direkt, förbereda den på plats ute hos kund eller någon annanstans där du inte har din dator.

 Läs också: Lagkrav: e-faktura i offentlig sektor – detta gäller

Många fördelar med elektronisk fakturering

Det finns dessutom en mängd andra fördelar med att e-fakturera, både när man skickar men också när man tar emot.

3 fördelar med e-fakturering

• Du spar tid och slipper skriva ut, frankera och posta fakturorna
• Du får bättre kontroll över dina fakturor
• Dina kunder får dina fakturor snabbare

5 fördelar med att ta emot e-fakturor i ditt ekonomiprogram

• Du slipper pappershanteringen och kan arkivera leverantörsfakturorna som de kommer – digitalt
• Du slipper mata in alla sifferuppgifter manuellt
• Det är säkrare - risken för fel vid inmatning elimineras då alla värden läses in direkt i ditt ekonomiprogram, även leverantörsuppgifterna
• Du kan få fakturan konterad och klar – med automatik
• Det blir så mycket enklare att söka och kontrollera en digitaliserad leverantörsfaktura i efterhand

E-faktura – så enkelt är det att skicka och ta emot

Det allra smidigaste är när du kan skicka och ta emot e-fakturor direkt inifrån ett ekonomiprogram. Det är en möjlighet som finns redan i dag i merparten av Vismas programvaror. Lösningen gör att du behöver anstränga dig minimalt för att få alla siffror på plats.

Men även den som inte har möjligheten i sitt ekonomiprogram kan skicka sina fakturor som e-fakturor genom att skriva ut dem till en så kallad fakturaskrivare som tar emot och gör om utskriften till en e-faktura.

Det går till och med att ta emot e-fakturor via mottagartjänster och få dem levererade i digital form, vanligtvis som en PDF-fil.

Smidigast är det, som vi sagt tidigare, att använda sig av funktioner eller tjänster från ett ekonomi- eller bokföringsprogram. Ännu enklare (och säkrare) blir det så klart om programmet dessutom är webbaserat, som exempelvis 2020 års testvinnare Visma eEkonomi. (Bäst i test 2020 enligt bästbokföringsprogram.se.)

E-fakturor kan skickas till alla affärssystem – och privatpersoner

Affärsnätverken har som regel fler möjligheter när e-fakturorna anpassas efter mottagare. Det betyder att du som företagare kan skicka dina fakturor till alla dina kunder oavsett vad de har för system eller önskemål. Du, om du har en lösning för det, kan fakturera digitalt från ditt håll men välja om dina fakturor tas emot som brev, e-post (oftast PDF-fil) eller e-faktura.

Det finns också lösningar som gör att du smidigt från andra enheter än datorer kan förbereda, skapa och skicka fakturor oavsett var du är, så länge du har en internetuppkoppling. Eller varför inte använda dig av funktioner som massfakturering, om du har många likadana fakturor som ska gå samtidigt, till exempel en medlemsavgift. Andra funktioner i ditt program kan vara att skapa mallar för återkommande fakturor med samma belopp. Dessa skickas sedan automatiskt enligt ditt förinställda intervall.

När det gäller privatpersoner kan du som företagare smidigt skicka digital faktura via Kivra, till de som använder sig av lösningen. Din kund får fakturan direkt i sin Kivra-brevlåda, med en notis i både mejl och app. Det gör hela administrationen både enkelt och säkert. Du ökar också dina chanser att får snabbt betalt. Många kunder lägger in fakturor för betalning direkt.

Den stora vinsten för din del blir att du kan skicka e-fakturor till alla dina kunder oavsett om de är företag eller privatpersoner utan egna möjligheter att ta emot e-fakturor – eller som inte vill ha e-fakturor. Men oavsett så finns lösningar som tar hand om all fakturatrafik.

Ta emot e-fakturor

När det gäller mottagning av e-fakturor är det alltid upp till mottagaren om denne vill och kan. Därför krävs det ett manuellt val i ditt ekonomiprogram för att dina leverantörer ska se och få möjlighet att skicka e-fakturor direkt in i ditt system.

Ett hett tips är därför att öppna för möjligheten och testa omedelbart. Det är nämligen här du får den allra främsta nyttan och gör de största tidsbesparingarna. Fakturorna som kommer hamnar rakt in i din bokföring i princip automatiskt och du slipper mata in alla uppgifter. Det kan spara dig mycket tid. Dessutom minskar risken för felhantering dramatiskt.

Skulle du av någon anledning inte vilja ta emot e-fakturor kan du alltid avvisa dem eller stänga av möjligheten helt och hållet. Men när du väl har provat är sannolikheten stor att du aldrig mer vill gå tillbaka till pappersfakturor.

Och du, genom att skicka och ta emot e-fakturor skonar du dessutom miljön. Du bidrar till att minska på antalet papper som skrivs ut och transporteras.

Elektronisk fakturering – för dig som vill veta mer

VismasSpcs lösning för elektronisk fakturahantering 

  Vill du läsa mer om fakturering? Vi har samlat tips, inspiration och information på ett ställe. Besök vår sida om fakturering!

De 7 vanligaste supportfrågorna om e-fakturering

"Be dina leverantörer att skicka fakturorna elektroniskt till dig. Vi ser till att leverera fakturorna direkt till ditt system där du självklart även får hjälp med kontering av dessa. Du har dessutom alltid tillgång till underlagen för fakturorna direkt i ditt system, ingen manuell lagring behövs!" Joanna Norlander, supporttekniker på Visma Spcs

Vi får många frågor om hur den elektroniska fakturahanteringen fungerar. Här är de sju vanligaste frågorna, och supportavdelningens svar:

(Svaren med programspecifika frågor bygger på bokföringsprogrammen Visma eEkonomi och Visma Administration.) 

1. Vad är egentligen en e-faktura?

En e-faktura är en faktura som både skickas och tas emot i elektronisk form mellan ekonomisystemen.

2. Varför ska man egentligen skicka fakturan elektroniskt?

Du får en effektivare och säkrare fakturahantering genom att du inte behöver skriva ut och skicka via posten. Dina kunder får fakturorna snabbare och risken för manuella fel minskar när informationen skickas direkt mellan ekonomisystemen.

3. Vad innebär referenskod?

Vissa fakturamottagare kräver att du anger en märkning/beställarreferens. Detta anger du i fältet Referenskod på fakturan.  Kontakta din kund om du är osäker på vilken referens du ska använda.

4. Hur kommer jag igång?

Det är enkelt. Allt som krävs är några inställningar i ditt program.

Här är inställningarna i Visma eEkonomi 

Här är inställningarna i Visma Administration

Film: Så här skickar du e-fakturor (Visma Administration)

5. Vad innebär utskriftsvalet "Brev i ... /Brev via ..."?

Utskriftsvalet innebär att tjänsten skriver ut och postar dina fakturor åt dig med den fakturamall du har valt i programmet. Detta är ett bra alternativ när du har kunder som endast vill ta emot fakturor via brev, men du själv vill slippa sköta detta manuellt.

Så här gör du inställningen (Visma eEkonomi)

Så här gör du inställningen (Visma Administration)

6. Hur vet jag att min faktura gått fram?

Du kan vara trygg med att du får återkoppling direkt i programmet om en faktura inte kunnat levereras.

Läs mer här 

Om fakturan av någon anledningen inte kunde levereras får du ett meddelande om detta i programmet.

Så här hanterar du en ej levererad faktura (Visma eEkonomi)

Så här hanterar du en ej levererad e-faktura (Visma Administration)

7. Vad innebär det att ta emot leverantörsfakturor elektroniskt?

Det är först när du valt att ta emot som dina leverantörer kan skicka e-fakturor till dig. När du får e-fakturor meddelar programmet dig att det finns fakturor att läsa in. När du läser in e-fakturan följer alla belopp, värden och uppgifter med direkt in i ditt ekonomiprogram. Finns leverantören inte tidigare upplagd i ditt program kan du välja att lägga upp den automatiskt. Du kan dessutom få leverantörsfakturan konterad och klar i din bokföring.

Så här tar du emot e-fakturor (Visma eEkonomi)

Så här väljer du om du vill ta emot e-fakturor (Visma Administration)

Film: Så här tar du emot e-fakturor (Visma Administration)