Zapier automatiserar ditt arbete

Teknik, digitalisering & IT-säkerhet > Zapier

Vad är Zapier?

Zapier är ett verktyg för att koppla ihop olika appar med varandra så att det byggs automatiska flöden. Enkelt förklarat så kan man få en integration som kostar 1000-tals kronor att byggas helt gratis. Låter det krångligt? Låt oss förklara.

Så här funkar det

Zapier kombinerar så kallade Triggers och Actions för att få något att automatiskt hända i en app när du gör något i en annan app. Du lägger alltså själv in vad du vill ska hända i dina flöden och sedan går det automatiskt.

Bestäm vad du vill få ut av kopplingen

Det är bra om du har en bild av vad du vill få ut av kopplingen redan innan du börjar annars finns risken att du bygger kopplingar som inte har något bra syfte.  Information är onödig om den inte skall användas!

Börja med att registrera dig för Zapier, välj sedan vilka appar du vill koppla ihop med Visma eEkonomi. Ta antingen någon av de vi föreslår i den här artikeln eller var kreativ och skräddarsy dina egna kopplingar.

 Visma eEkonomi - Bokföring online. På autopilot.

Zapier - det här kan du göra i Visma eEkonomi

Tack vare Zapier automatiseras tråkigt och tidskrävande arbete. Och inte nog med det – du kanske upptäcker smarta funktioner du tidigare saknat utan att veta om det. Via Zapier kan du nämligen koppla ihop Visma eEkonomi med exempelvis Excel, Gmail, Mailchimp och Slack. Du kan till och med koppla ihop ditt program mot Spotify – även om vi inte vet vad just det skulle vara bra för. Här däremot kommer lite andra konkreta exempel på hur Zapier kan hjälpa dig att förbättra och effektivisera ditt arbete:

 Tack för din order-mail

Du kan göra så att mail skickas automatiskt när du skapar en faktura i Visma eEkonomi. Det kan vara ett trevligt “Tack för din order-mail” eller annat kundvårdande mail.

 Ny kund i Mailchimp

Få en ny kunds e-postadress automatiskt i Mailchimp när kunden läggs in i Visma eEkonomi.

 Meddela dina medarbetare om ny order

När du skapar en order i Visma eEkonomi går ett automatiskt meddelande i slack till dina kollegor.

 Automatiskt utkast på faktura

När en ny order registreras i din webbshop skapas automatiskt ett utkast på en faktura i Visma eEkonomi.

 Fyll i excel - kund registreras i Visma eEkonomi

Ni är kanske en förening och lagrar alla medlemmar i ett excelblad som alla föreningsledare har tillgång till, där alla medlemmar kategoriseras i olika lag eller områden. När en ny medlem läggs upp i Excel-bladet skapas kontakten även upp i eEkonomi så att medlemsavgiften kan faktureras.

 Ifylld enkät i Google forms blir nytt fakturautkast

Du kanske säljer en bok, ett utbildningstillfälle eller ett standardarbete på fastpris och använder Google Forms för att dina kunder ska kunna anmäla sitt intresse/beställa din produkt. Uppgifterna från Google Forms används då för att skapa upp ett fakturautkast eller orderutkast, så att du slipper mata in uppgifterna manuellt när det är dags att fakturera.

Så här kan du automatisera tillsammans med andra appar

Zapier erbjuder oändliga möjligheter men här är fler exempel på hur du kan använda Zapier i din vardag.

Spara e-postbilagor automatiskt i Dropbox

Du kanske får en massa e-postbilagor i din Gmail och du vill spara dem i Dropbox. Då kan du lägga in i Zapier att du vill att detta sköts automatiskt varje gång du får en bilaga i mailen. Så slipper du öppna meddelandet, klicka på bilagan och sedan spara den i Dropbox.

Publicera nyheter automatiskt i sociala medier

Har du gjort ett nytt inlägg på bloggen eller hemsidan? Med Zapier kan du göra så att nyheten läggs upp automatiskt i dina sociala medier.

Från sociala medier till ditt CRM

Om ditt CMR-system finns hos Zapier kan du med utgångspunkt från vad som händer i sociala medier ta väl hand om de leads du får genom till exempel Facebook och få dem direkt i ditt CRM-system.

Optimera en hel kedja av händelser

Exempel med ny kund

1. Automatiska kunduppgifter i Visma eEkonomi

Genom att starta en händelse i Trello, till exempel att kund accepterat en offert, kan Zapier göra så att kunduppgifterna automatiskt läggs in i Visma eEkonomi.

2. Välkomstmail till kund

Samtidigt som kunduppgifterna automatiskt läggs in i Visma eEkonomi skapas ett välkomstmail som skickas till kunden.

3. Utkast på faktura

Efter kunduppgifterna lagts in i Visma eEkonomi och ett välkomstmail skickats till kund så skapas ett utkast på faktura för uppstartskostnaden i Visma eEkonomi.

4. Mail till ansvarig medarbetare

Sist men inte minst kan du automatisera så att det går ett mail till ansvarig medarbetare att denna behöver skicka iväg fakturan om den är korrekt samt boka in ett möte med kunden.

5. Automatisera allt

Vill du sköta allt automatiskt kan du även automatisera bokningen via Googles kalender.

Lycka till med dina integrationer!