Personalliggare för byggbranschen

HR & personal > Personalliggare (bygg)

Vad är en personalliggare?

Tanken med en personalliggare är att all personal som arbetar på en arbetsplats ska registrera sig när de kommer till arbetsplatsen och när de lämnar den. Personalliggaren är alltså som en bok där man kan gå in och titta på vilka som är på en arbetsplats vid ett visst tillfälle. Men riktigt så enkelt fungerar det inte inom bygg.

Byggbranschen skiljer sig från andra branscher

För byggbranschen råder andra förutsättningar med många olika inblandande parter. Därför krävs det annorlunda regler på byggarbetsplatser, och det är inte alldeles glasklart hur det hela ska gå till i praktiken.

 Ladda ner gratis offertmall

På många arbetsplatser är personalliggaren i princip samma sak som den tidsregistrering Visma erbjuder. Visma Lön Anställd har till och med personalliggare inbyggt som en funktion där man kan se när anställda kommer och går på en arbetsplats.

– Men på byggarbetsplatser är det värre. Där kommer personalen ofta från flera olika företag och där är inte alltid närvarotid det samma som arbetstid. Därför kan/får inte personalliggare och stämpelklocka vara densamma. Det finns dessutom redan en hel del egna lösningar som byggbranschen infört på egen hand, tillägger Helene Struthers.

Byggbranschen ville själva

Byggbranschen har själva tagit initiativet till att det blir lagkrav på personalliggare. Till viss del för att komma tillrätta med svartjobbare, men framförallt för att få bättre kontroll över byggarbetsplatser och nå en högre säkerhet för dem som jobbar där.

– Ett långt och uthålligt opinionsarbete har äntligen resulterat i något konkret. Med personalliggare i byggbranschen får vi ett av de viktiga verktygen på plats för att stärka den sunda konkurrensen och motverka ekonomisk brottslighet, sade Peter Löfgren, utvecklingschef Sveriges Byggindustrier, i samband med Regeringens beslut om att införa personalliggare i byggbranschen.

En försvårande omständighet för byggbranschen är att det många gånger är personal från flera olika företag som hjälps åt. En annan att en byggarbetsplats kan vara utspridd och gälla flera olika fastigheter, eller som vid ett vägbygge, ett större geografiskt område. Detta gör det förstås svårt att använda en fysisk bok där hantverkare manuellt skriver in sig när de anländer och avviker från byggarbetsplatsen och det är också anledningen till att byggbranschen nu får annorlunda krav på sig jämfört med andra branscher.

Enligt de nya reglerna som gäller från den 1 januari 2016, kommer det att krävas elektroniska personalliggare inom byggbranschen. Personuppgifterna ska dessutom vara krypterade och alla registreringar ska vara spårbara i efterhand. Så vad betyder då det här för alla som jobbar inom byggbranschen?

 Tips! Så gör du för att starta byggföretag

Det här är vad den nya lagen om personalliggare för byggarbetsplatser innebär i korthet:

 Byggherren har ansvaret för att hålla med utrustning så att elektronisk personalliggare kan föras på byggarbetsplatsen samt hålla personalliggaren tillgänglig på byggarbetsplatsen. Byggherren kan dock, genom skriftligt avtal, överföra detta ansvar till den som bedriver byggverksamhet.

 Byggherren ska anmäla byggstart till Skatteverket och tilldelas ett identifikationsnummer, som därefter fungerar som verifikat/identifikation genom hela processen, samt under byggtiden anmäla till Skatteverket om registrerade uppgifter ändras. Byggherren kan föra över dessa skyldigheter genom skriftligt avtal till den som bedriver byggverksamhet.

 Alla företag och personer som vistas på byggarbetsplatsen ska föras in i en närvaroförteckning som hålls tillgänglig på byggarbetsplatsen för Skatteverkets kontroll.

 Föranmälningar, närvaroförteckningar och rapporteringar ska föras elektroniskt.

 Skatteverket får genomföra oannonserade kontrollbesök på byggarbetsplatsen.

 Ett sanktionssystem träder in om avsteg skett från anmälningsplikten och/eller närvaroförteckningen. Systemet innefattar beloppsgränser för kontrollavgiften samt när sådan kan påföras och/eller undantas. Sanktioner kan riktas mot såväl byggherren som mot de företag som verkar på byggarbetsplatsen.

I dessa fall ges undantag från lagkraven:

 Byggarbetsplatser där den sammanlagda kostnaden för byggverksamheten på byggarbetsplatsen kan antas understiga fyra prisbasbelopp (för närvarande 177 200 kr år 2016).

 Byggherren är en privatperson som bygger för eget bruk (ej näringsverksamhet)

 Personer som under kortare tid bara lastar eller lossar material, varor eller hjälpmedel omfattas inte och behöver inte registreras i en byggarbetsplats personalliggare.

Vilken utrustning krävs?

Lagen ställer egentligen inga krav på vilken typ av utrustning som ska användas. Kraven är att personalliggaren ska vara elektronisk och i varje stund kunna visa vilka personer som finns på en arbetsplats. Vid en revision ska liggaren kunna presenteras för personal från Skattemyndigheten och visa vilka vilken personal som finns och fanns på en arbetsplats vid ett visst tillfälle. Så här skriver Skatteverket om personalliggare för byggbranschen:

"Elektroniska personalliggare kan kräva komplexa tekniska system som måste anpassas efter användarnas behov. Eftersom tiden är knapp tills de nya bestämmelserna träder i kraft finns en risk att berörda parter inledningsvis får svårt att fullgöra sina skyldigheter. Skatteverket ska enligt lag ta hänsyn till sådant som innebär att det finns skäl att befrias från kontrollavgift. Under första halvåret 2016 kommer vi att ta särskild hänsyn till sådant som påverkat näringsidkares möjlighet att uppfylla kravet på personalliggare. I praktiken innebär det att Skatteverket kommer att vara återhållsamma med att ta ut kontrollavgifter under första halvåret av 2016.”

Vad rekommenderar branschen?

Branschorganisationen Sveriges byggindustrier har varit drivande för att införa personalliggare i byggbranschen. De håller också kurser och informationsmöten om vad lagen innebär och vilka kraven är. Den tekniska utrustningen som krävs är dock inget man vill lägga sig i. Däremot rekommenderar branschorganisationen att man väljer ett system från en ackrediterad leverantör och gärna testkör systemet med användarna i förväg. Det är viktigt att man får med sig de som ska använda systemet från början.

– Det är väldigt viktigt att man samlar medarbetarna och förklarar bakgrunden till den nya lagen. Syftet med personalliggare är att säkerställa sund konkurrens och vita jobb. Diskutera utifrån den ansatsen och var tydlig med att det inte handlar om tidsregistrering eller liknande. Förklara vikten av att alla medarbetare registrerar sig i personalliggaren när de kommer till jobbet och går därifrån. Misskötsel kan nämligen bli kostsamt för företaget och det förlorar alla på i slutänden, förklarar Peter Löfgren på Sveriges Byggindustrier.

ID06 rekommenderas av många, vad är det?

Flera av de tekniska lösningar som finns redan i dag bygger på att man som individ ska kunna identifiera och registrera sig med det av byggbranschen rekommenderade id-kortet ID06. ID06-kortet är ett id-kort som dels kan tjäna som identifikation av alla som bär det på en byggarbetsplats, dels sköta registrering i personalliggaren då id-kortet även innehåller en RIFID-tagg som överför kortinnehavarens uppgifter till personalliggaren på elektronisk väg.

Dessa uppgifter är obligatoriska på framsidan av ett ID06-kort:

 Företagsnamn i klartext

 Företagets organisationsnummer

 Kortinnehavarens fotografi

 Kortinnehavarens för- och efternamn

 Kortnummer

 ID06-logotype

 Giltighetstid

Uppgifter som företagets logotype och kortinnehavarens titel eller befattning är frivilliga.

ID06 nyckeln till framtiden?

Även om reglerna för personalliggare bara talar om elektronisk registrering med journalföring och kryptering ses ID06-kortet som den i dag bästa lösningen för framtiden.

– Ett ID-06-kort kostar bara några hundralappar och ger dina anställda tillträde till de allra flesta byggarbetsplatser. Id-kortet kommer även att kunna kopplas till en utbildningsdatabas och kan i förlängningen användas för att tillåta och hindra personal från att använda vissa maskiner baserat på deras behörigheter, och detta sköts också via ID06-kortet. Även om det kommer lösningar som inte kräver ID06-kort riskerar ni att bli uteslutna från många större arbetsplatser, för redan i dag använder de flesta större företag ID06, tipsar Lars Kandefelt på AddMobile AB som även har en ID06-ackrediterad personalliggarlösning färdig för byggbranschen.