Tekniken utvecklas konstant och när du nyttjar den får du en smidigare arbetsprocess. Här tittar vi på varför en faktureringstjänst, som skickar alla dina fakturor, sparar dig både tid och pengar. Att du bidrar till en bättre miljö är en ren bonus.
Fakturering > e-fakturering
Något av det absolut viktigaste du som företagare behöver ha koll på är din fakturering. När verksamheten är igång kan det vara lätt att komma efter med faktureringen men hamna inte i den fällan. Du vill ju ha in pengarna till företaget så snart du kan. Bästa tipset är att skaffa smarta och smidiga rutiner, att fakturera direkt.
Vilka fördelar ger egentligen automatiska processer och teknik dig som företagare? Hur kan du på sikt få ett ännu smidigare arbetsflöde och därmed få mer tid över till att utveckla affärerna? Idag är det fortfarande många företagare som lägger onödigt mycket tid på manuell hantering av olika flöden i sin verksamhet. Detta tots att det finns både smidiga och billiga alternativ som förenklar arbetet.
Den digitala utvecklingen berör dig som är företagare i allra högsta grad och den som har en företagsstrategi som drar nytta av ny teknik och människors IT-vanor blir förmodligen mer framgångsrik än konkurrenter som väljer den analoga vägen.
Vad vinner du på att fakturera digitalt?
Men hur ska du då börja? Ett ganska enkelt steg att ta, i alla fall om du har ett bokföringsprogram från Visma, är e-fakturering. Och det finns flera fördelar att ta hänsyn till.
Framför allt sparar du tid och pengar på att skicka fakturor digitalt istället för att själv skriva ut, frankera och posta fakturorna. Med fakturor som skickas helt elektroniskt får inte bara dina kunder fakturorna snabbare, du kan dessutom vara säker på att det du skickar är det som faktiskt kommer fram. Den som tar emot e-fakturor behöver inte föra in uppgifterna manuellt i sitt system.
Varför ska du skicka e-faktura till dina kunder?
Med Vismas elektroniska fakturahantering kan du skicka dina fakturor till alla dina kunder, företag eller privatpersoner, oavsett vad de har för system eller önskemål. Du kan till exempel välja att skicka digital faktura via Kivra, både till företag och privatpersoner. Det gör hela administrationen enkel och säker samtidigt som du ökar dina chanser att får snabbt betalt då många kunder lägger in fakturor för betalning direkt.
När du använder dig av digital fakturering behöver du inte längre skriva ut, frankera och posta dina fakturor, allt detta sköts via tjänsten. Du väljer om du vill skicka dina fakturor som brev, e-post eller e-faktura.
Tjänsten tar alltså hand om all fakturatrafik – även till dem som ännu inte kan eller vill ta emot e-fakturor.
Därför vinner du på att ta emot e-fakturor
Ju fler fakturor du skickar desto större blir nyttan men du har lika stor vinst i smidighet när du får e-fakturor från dina leverantörer. Om du väljer att ta emot e-fakturor med elektronisk fakturahantering blir du synlig för andra som en möjlig mottagare av e-fakturor. Du kan även ta emot PDF-/ och pappersfaktura som e-faktura från de leverantörer som inte har möjlighet att skicka helt elektroniska dokument. Dessa fakturor scannas och tolkas för att sedan omvandlas till en e-faktura. Tillsammans med e-fakturan bifogas alltid en pdf så att du har möjlighet att se hur fakturan ser ut i sin helhet.
När du får e-fakturor meddelar programmet dig att det finns fakturor att läsa in. Du får upp en dialogruta där du kan förhandsgranska fakturan. När du läser in en e-faktura följer alla belopp, värden och uppgifter med direkt in i ditt bokföringsprogram. Finns leverantören inte tidigare upplagd i ditt system läggs denne upp automatiskt.
Du kan även få leverantörsfakturan konterad och klar med automatik, om du vill.
Alla tidigare alternativ finns också kvar
Det går naturligtvis fortfarande att skriva ut fakturor manuellt på papper eller som pdf-filer. Digital fakturering hos Visma är ytterligare en möjlighet att hantera dina fakturor på ett sätt som kan öka effektiviteten i just ditt företag.
Tre tips för bättre e-fakturering
- Du ser direkt vilka av dina kunder som kan ta emot e-fakturor i ditt program.
- Aktivera mottagning av e-fakturor. Då får du leverantörsfakturorna inlästa direkt i ditt program och alla uppgifter inlagda med automatik.
- Skicka alla dina fakturor som digitala fakturor. Då slipper du problem med lokala skrivare och kan dessutom vara säker på att det du skickar verkligen kommer fram.
Här arbetar experter, journalister och skribenter med att ta fram aktuell och intressant information för dig som ska starta eller driver företag. Våra artiklar uppdateras löpande men upptäcker du något fel är du välkommen att kontakta oss.
