Vill du aktivera Visma Sign?
Visma Sign är en enkel och smidig signeringstjänst som du kan använda till alla olika sorters dokument som ska signeras. Vill du veta mer? Läs om hur Visma Sign fungerar och aktivera tjänsten enkelt här!
Visma Sign och förordningen eIDAS
Visma Sign är en tjänst som följer eIDAS förordning för avancerad signering, något som exempelvis krävs för att man ska kunna lämna in årsredovisningen digitalt. Varje dokument som är signerat via Visma Sign får en så kallad signaturpost. På varje sida i original PDF-filen läggs en text till längst ner som betyder att dokumentet har blivit signerat digitalt. I dokumentet finns också en länk som fungerar som dokumentets unika identifikation, något som gör det möjligt att stämma av dokumentets signaturer i efterhand. Verifiera signaturen i dokumentet genom att klicka på länken som finns längst ner i dokumentet. Du kan också öppna dokumentet med Adobe Acrobat Reader och välja “signaturpanel”.
Vad är eIDAS förordningen?
eIDAS är en EU-förordning om elektronisk identifiering och betrodda tjänster. Själva förordningen är uppdelad i två delar. Den ena handlar om elektronisk identifiering och den andra handlar om betrodda tjänster.
Vad innebär olika typer av signering?
Enkel signering
Är en signatur som varken räknas som avancerad eller kvalificerad. Anses ha låg juridisk status då de är lätta att förfalska. Ett exempel är att man infogat en inskannad bild på en signatur i ett dokument, att man identifierat sig via mejl eller SMS. Enkel signering kan användas vid signering av exempelvis samarbetsavtal eller köpeavtal.
Avancerad signering
Anses i de flesta fall ha tillräckligt hög säkerhet för att vara juridisk hållbar. Personen som ska skriva under ska ha identifierat sig på ett unikt sätt. Det ska också gå att kontrollera att det elektroniska dokumentet inte har ändrats efter att det har blivit signerat. Signaturer med BankID håller normalt för avancerad signering. Avancerad signering används exempelvis vid signering av årsredovisning.
Kvalificerad signering
En kvalificerad signering räknas som lika giltig som en handskriven underskrift i hela EU. Det kvalificerade certifikatet garanterar för att den elektroniska signaturen görs på ett säkert sätt med många kontrollsteg. En kvalificerad elektronisk underskrift tas fram med en form av kryptering som görs med hjälp av en privat nyckel hos användaren. Mottagaren har en publik nyckel som bara kan användas för dekryptering, och kan kontrollera att avsändaren är den han eller hon utger sig för att vara.
Nya besked om undertecknande av årsredovisning
Bokföringsnämnden har förtydligat att en årsredovisning är upprättad när alla ledamöter har skrivit på. Denna ändring gäller från och med 12 november 2021 och ska tillämpas för räkenskapsår som avslutas 31 december 2021 eller senare. Läs mer på bfn.se
Kom igång
Det första du behöver göra är att registrera dig för tjänsten, det gör du på registreringssidan. Därefter är det bara att sätta igång och använda tjänsten för de dokument som du vill ha signerade.
Film: Skicka dokument för signering med Visma Sign
Signerade dokument finns tillgängliga för både avsändaren och den som skrivit under i Visma Signs digitala arkiv. Underlag sparas enligt lag i sju år.
Alla dokument lagras på Visma Solution OY servrar. Visma Solution OY tillhandahåller och utvecklar tjänsten och Visma Spcs AB är återförsäljare av den. Alla dokument sparas i sju år.
Support av tjänsten sker via telefon och chatt.
Detta felet uppstår oftast på grund av valet av webbläsare. Om signeringen misslyckas för första gången rekommenderar vi att testa en annan webbläsare. En annan anledning kan vara att det angivna personnumret inte stämmer överens med det som hittas i autentiseringen. Detta felet kan även bero på att den som signeringar använder gemensamma BankIDs som har ett begränsat antal användningsmöjligheter utöver bankens egna verksamhet.
Det är möjligt att avsluta tjänsten utan en extra kostnad och detta sker då med direkt verkan. Om du har använt tjänsten så kommer du bli debiterad för dessa transaktioner.
Om du vill avluta ett företags Visma Sign konto så kontaktar du oss här: Kontakta oss > fler produkter.
Vi rekommenderar att du laddar ner alla dina dokument från ditt arkiv innan du avslutar ditt Visma Sign-konto. Detta på grund av att originalkopian av ett elektroniskt signerat dokument är filen som har blivit signerad och inte en kopia. Var vänlig och uppmärksamma att om du avslutar ditt konto så kommer mappar, inställningar och dokument att raderas. Dessa kommer inte heller att vara tillgängliga om du bestämmer dig för att registrera dig för tjänsten igen.
Integrationer & inbjudningar
Visma Sign finns i Visma Lön, Visma Bokslut, Visma Koncern och Visma Skatt & Bokslut Pro (Årsavslutsdelen).
Nej, fastställelseintyget kan inte signeras med Visma Sign och lämnas in till Bolagsverket. Fastställelseintyget ska vara ett original. Lämnar du in årsredovisningen digitalt via exempelvis Visma Skatt & Bokslut Pro eller Visma Bokslut signeras fastställelseintyget med Mobilt BankID på Bolagsverket.
Om man är registrerad i Visma Sign som en privatperson går det inte att skicka inbjudningar. Det är endast användare som företag eller föreningar som har möjlighet att skicka inbjudningar för elektronisk signering.
Genom att gå in på Inställningar - Organisation kan du skapa mallar för olika tillfällen genom att klicka på Lägg till ny mall. I inbjudningsmallen kan du ställa in olika kontroller som görs på företagsnivå. Mallen hjälper dig att skicka dokument med färre klick och du kan välja vilken du vill använda när du skapar ett nytt dokument genom att klicka på Välj inbjudningsmall.
Ja, med Visma Sign kan du skicka lönebesked GDPR-säkrat till företagsledare eller andra för godkännande. I Visma Lön finns Visma Sign integrerat.
Läs mer i hjälpavsnittet: Digital signering
Om Visma Sign
Visma Sign är en tjänst för elektronisk signering av dokument. Tjänsten har utvecklas av Visma Solution OY i Finland och sedan 2018 säljs den och supporteras av Visma Spcs AB i Sverige.
Tjänsten kan användas för att bland annat signera uppdragsbrev mellan redovisnings/revisionsbyråer och företag, attest/godkännande av lönelista, årsredovisning, styrelseprotokoll och offerter. Med andra ord, alla avtal eller dokument som kräver en signering.
Om du inte längre vill använda Visma Sign för ett företag kontaktar du vår support via sign.spcs@visma.com så hjälper vi dig med det. Om det endast är du eller någon annan anställd på företaget som inte längre behöver använda tjänsten kan du ordna detta själv inne i Visma Sign. Det gör du via Hus-symbolen högst uppe till höger, välj Använd som privatperson - och sedan Min Information i menyn till vänster i tjänsten. Här kan du radera ditt konto under rubriken Användarkonto genom att klicka på Radera bredvid ditt konto.
Oavsett om du arbetar på en redovisningsbyrå, revisionsbyrå eller är företagare har du möjlighet att använda tjänsten Visma Sign. Eftersom det finns många användningsområden kan flera olika typer av företag använda tjänsten på helt olika sätt. Du behöver dock vara registrerad för tjänsten för att kunna signera ett dokument som har skickats till dig.
Administratörer för konton kan lägga till användare till företaget eller föreningen och ändra deras åtkomsträttigheter. Var noggrann med att skapa en mapp samt en grupp för användaren innan du lägger till en ny användare. Detta görs för att begränsa användaråtkomst och det gör du genom att gå in på Inställningar --> Användare och Lägg till en ny användare.
Barn under 18 år kan inte signera genom Visma Sign med stark identifiering. Det är dock möjligt att begära signering utan stark identifiering för minderåriga då det i Sverige är möjligt hos vissa banker att utfärda en e-legitimation från 13 års ålder. När man är under 18 år krävs det att en målsman godkänner legitimationen.
Dokumentet som ska signeras måste vara i PDF-format samt i A4 (Visma Sign stödjer också PAdES). Den maximala filstorleken är 15 mb.
Signaturen verifieras genom den dokumentspecifika länken, men det går även att ladda upp i Visma Sign för verifiering eller att använda Adobe Reader.
Om du ska ladda upp en logotyp så får inte den filen vara större än 0,5 MB.
Fakturering
För information om priser och övrigt, klicka dig in på vår sida om Visma Sign.
Du väljer själv om du vill bjuda in via sms, e-post eller båda alternativen. För att följa GDPR-lagen behöver du dock markera rutan E-post + sms samt markera Säker inbjudan när du väljer inbjudningsalternativ.
Faktureringen för Visma Sign sammanfaller inte med andra Visma tjänster och sker alltid i efterskott utifrån de signeringar som är gjorda.
Tjänsten faktureras vid 5 kronor, men fakturan skickas inte ut förrän den uppnått 100 kronor eller att tre månader har gått.
Dokumenten tas inte bort från ditt konto även om du har fakturor som har förfallit, däremot kan du bli begränsad vilket innebär att inga nya dokument kan skapas upp för signering. Förfallna fakturor hanteras enligt Visma Spcs ordinarie inkassorutiner.
Signerade dokument
Alla dokument som signerats med stark autentisering genom tjänsten Visma Sign sparas under Arkiv i sju års tid efter det att inbjudan har skickats.
Tidsstämpeln som visas på signerade dokument är Finländsk tid. Det går alltid att kontrollera vilken GMT-tidszon som dokumentet signerats i genom att öppna det signerade dokumentet i Adobe Acrobat Reader. Genom signaturpanelen kan du då högerklicka på signaturen och gå till Visa underskriftsegenskaper där signeringstidpunkten framgår i lokal tid.
Dokument skickas och signeras med stark identifikation i Sverige, Finland, Norge och Danmark. För att kunna signera ett dokument med stark autentisering måste mottagaren ha:
- Finskt personnummer och finskt BankID eller Mobilt ID
- Svenskt personnummer och BankID
- Danskt personnummer och NemID
- Norskt BankID
Om personen som signerar inte har något av ovanstående punkter finns det möjlighet för dig att be om en signering utan stark autentisering.
Du signerar dokumentet själv via Visma Sign, laddar ned pdf:en för att sedan skicka vidare till den du önskar.
För att skapa ett nytt dokumentarkiv går du in på Arkiv → Ny mapp.
När signatören tar emot ett dokument som ska signeras i Visma Sign finns valmöjligheten att skicka ett meddelande tillbaka till dig som inbjudare om någonting inte stämmer. Du får då ett mejl med detta meddelande. Observera att du behöver skicka inbjudan igen till mottagaren för signering om det är någonting som behöver ändras i dokumentet.
Om du arbetar med en tjänst från Visma Spcs som har funktionen årsredovisning så fungerar Visma Sign endast som en signeringstjänst. Det innebär att du endast kan skicka årsredovisningen för signering via Visma Sign, själva inlämningen av årsredovisningen måste däremot ske via tjänsten som du arbetar i. I våra program Visma Skatt & Bokslut Pro och Visma Bokslut är Visma Sign integrerat för digital signering av årsredovisningen.
Dokument som signerats med Visma Sign har ett Entrust-certifikat som kontrollerar att dokumentet inte manipuleras efter signering. Öppnas det signerade dokumentet med exempelvis Adobe Acrobat Reader framgår signaturens giltighet i en informationsruta över dokumentet.
Om dokumentet ändrats sedan signering framgår detta av informationsrutan och ändringarna beskrivs i Signaturpanelen. Behöver någon signatur verifieras görs detta genom att klicka på Verifiera alla i Signaturpanelen.
För att återkalla ett dokument i Visma Sign så klickar du på dokumentet i listläget under "Öppna inbjudningar". När du klickat upp dokumentet går du sen upp till det högra hörnet. Där klickar du på "Avbryt" och sen även "Ta bort". Nu är dokumentet återkallat.
Formulär, lagar & regler
Formulären är ett lättanvänt formredigeringsverktyg som automatiskt inkluderar de elektroniska signaturfunktionerna. Alla företag som använder Visma Sign har tillgång till formulären.
Formulär kan endast modifieras med en datormus och ett tangentbord, inte med pekskärmsenheter. Däremot går det bra att fylla i ett formulär samt signera det med en liten pekskärm.
Undertecknarens fullständiga personnummer är obligatoriskt för att underteckna formuläret. Den person som skapar ett formulär kan välja om det ska vara lagrat i formulärets innehåll eller inte. Personnummer visas under inga omständigheter i loggarna för signaturtjänster.
Fältet för personnummer måste alltid fyllas i för att signera ett formulär.
EU:s eIDAS-förordning som trädde i kraft den 1 juli 2016 innebär att alla EU-länder (och EES-länderna Norge och Island) har gemensamma regler för säkra elektroniska transaktioner och godkänner varandras lösningar för elektronisk identifiering och elektroniska signaturer. Därmed har hindren som de tidigare digitala gränserna utgjorde, försvunnit.
eIDAS-förordning ställer olika krav på de tre typer av elektronisk signering som finns: Enkel elektronisk underskrift, Avancerad elektronisk underskrift och Kvalificeras elektronisk underskrift. Visma Sign uppfyller kraven för avancerad signering vilket betyder att man bland annat har möjlighet att signera årsredoviningen och lämna in den digitalt till Bolagsverket. Även årsstämmor är legalt bindande med avancerad signering.
Dokument som är signerade med Visma Sign-formulär är juridiskt bindande, liksom alla andra dokument som signeras via tjänsten Visma Sign. Signatörer autentiseras med stark elektronisk autentisering och alla signeringshändelser utförs med pålitliga signeringsmetoder.
