Så här funkar Visma Sign:

Kom igång

Hur använder jag tjänsten och hur kommer jag igång?

Det första du behöver göra är att registrera dig för tjänsten, det gör du på registreringssidan. Därefter är det bara att sätta igång och använda tjänsten för de dokument som du vill ha signerade. 

Film - Kom igång med Visma Sign 

Film - Skicka dokument för signering med Visma Sign 

Film - Signera dokument med Visma Sign

Film - Inställningar i Visma Sign

Hur länge lagras dokument i Visma Sign?

Signerade dokument finns tillgängliga för både avsändaren och den som skrivit under i Visma Signs digitala arkiv. Underlag sparas enligt lag i sju år. 

Vart lagras ett dokument som har signerats?

Alla dokument lagras på Visma Solution OY servrar. Visma Solution OY tillhandahåller och utvecklar tjänsten och Visma Spcs AB är återförsäljare av den. Alla dokument sparas i sju år.

Hur fungerar det med support av tjänsten?

Support av tjänsten sker genom mejladressen sign.spcs@visma.com. Oavsett om du har tjänster från Visma Spcs sedan tidigare och vanligtvis använder telefon eller chatt support så hanteras supporten av Visma Sign via mejl. 

Varför misslyckas signeringen?

Detta felet uppstår oftast på grund av valet av webbläsare. Om signeringen misslyckas för första gången rekommenderar vi att testa en annan webbläsare. En annan anledning kan vara att det angivna personnumret inte stämmer överens med det som hittas i autentiseringen. Detta felet kan även bero på att den som signeringar använder gemensamma BankIDs som har ett begränsat antal användningsmöjligheter utöver bankens egna verksamhet. 

Hur gör jag för att avsluta tjänsten?

Under de första 30 dagarna är det möjligt att avsluta tjänsten utan en extra kostnad och detta sker då med direkt verkan. Om man under denna tid överskrider tre signaturer kommer vi att ta betalt för dessa.

Efter dessa 30 dagarna är uppsägningstiden en månad. När du säger upp tjänsten kommer denna att fortskrida tills slutet av månaden. Om du vill avluta ett företags Visma Sign konto skickar du ett mejl till sign.spcs@visma.com.

Vi rekommenderar att du laddar ner alla dina dokument från ditt arkiv innan du avslutar ditt Visma Sign-konto. Detta på grund av att originalkopian av ett elektroniskt signerat dokument är filen som har blivit signerad och inte en kopia. Var vänlig och uppmärksamma att om du avslutar ditt konto så kommer mappar, inställningar och dokument att raderas. Dessa kommer inte heller att vara tillgängliga om du bestämmer dig för att registrera dig för tjänsten igen.

Integrationer & inbjudningar

I vilka tjänster finns Visma Sign?

Visma Sign finns i Visma Lön, Visma Bokslut, Visma Koncern och Visma Advisor Årsavslut. 

Kan jag signera fastställelseintyget med Visma Sign?

Nej, fastställelseintyget kan inte signeras med Visma Sign och lämnas in till Bolagsverket. Fastställelseintyget ska vara ett original. Lämnar du in årsredovisningen digitalt via exempelvis Visma Advisor Period & År eller Visma Bokslut signeras fastställelseintyget med Mobilt BankID på Bolagsverket. 

Läs mer om digital inlämning av årsredovisningen »

I vilka fall kan jag inte skicka inbjudningar i Visma Sign?

Om man är registrerad i Visma Sign som en privatperson går det inte att skicka inbjudningar. Det är endast användare som företag eller föreningar som har möjlighet att skicka inbjudningar för elektronisk signering. 

Hur skapar jag en inbjudningsmall i Visma Sign?

Genom att gå in på Inställningar - Organisation kan du skapa mallar för olika tillfällen genom att klicka på Lägg till ny mall. I inbjudningsmallen kan du ställa in olika kontroller som görs på företagsnivå. Mallen hjälper dig att skicka dokument med färre klick och du kan välja vilken du vill använda när du skapar ett nytt dokument genom att klicka på Välj inbjudningsmall. 

Kan jag använda Visma Sign för attest av lönebesked?

Ja, med Visma Sign kan du skicka lönebesked GDPR-säkrat till företagsledare eller andra för godkännande. I Visma Lön finns Visma Sign integrerat.

Läs mer i Digital signering.  

Om Visma Sign

Vad är Visma Sign?

Visma Sign är en tjänst för elektronisk signering av dokument. Tjänsten har utvecklas av Visma Solution OY i Finland och sedan 2018 säljs den och supporteras av Visma Spcs AB i Sverige. 

Vilka typer av dokument kan jag signera med Visma Sign?

Tjänsten kan användas för att bland annat signera uppdragsbrev mellan redovisnings/revisionsbyråer och företag, attest/godkännande av lönelista, årsredovisning, styrelseprotokoll och offerter. Med andra ord, alla avtal eller dokument som kräver en signering.

Hur raderar jag mitt konto?

Om du inte längre vill använda Visma Sign för ett företag kontaktar du vår support via sign.spcs@visma.com så hjälper vi dig med det. Om det endast är du eller någon annan anställd på företaget som inte längre behöver använda tjänsten kan du ordna detta själv inne i Visma Sign. Det gör du via Hus-symbolen högst uppe till höger, välj Använd som privatperson  - och sedan Min Information i menyn till vänster i tjänsten. Här kan du radera ditt konto under rubriken Användarkonto genom att klicka på Radera bredvid ditt konto.

Vem kan använda Visma Sign?

Oavsett om du arbetar på en redovisningsbyrå, revisionsbyrå eller är företagare har du möjlighet att använda tjänsten Visma Sign. Eftersom det finns många användningsområden kan flera olika typer av företag använda tjänsten på helt olika sätt. Du behöver dock vara registrerad för tjänsten för att kunna signera ett dokument som har skickats till dig. 

Hur lägger jag till en användare på mitt Visma Sign konto?

Administratörer för konton kan lägga till användare till företaget eller föreningen och ändra deras åtkomsträttigheter. Var noggrann med att skapa en mapp samt en grupp för användaren innan du lägger till en ny användare. Detta görs för att begränsa användaråtkomst och det gör du genom att gå in på Inställningar --> Användare och Lägg till en ny användare.

Kan minderåriga signera dokument via Visma Sign?

Barn under 18 år kan inte signera genom Visma Sign med stark identifiering. Det är dock möjligt att begära signering utan stark identifiering för minderåriga då det i Sverige är möjligt hos vissa banker att utfärda en e-legitimation från 13 års ålder. När man är under 18 år krävs det att en målsman godkänner legitimationen. 

I vilket filformat laddar jag upp ett dokument i?

Dokumentet som ska signeras måste vara i PDF-format samt i A4. Den maximala filstorleken är 15 mb. 

Fakturering

Vad kostar Visma Sign att använda?

Visma Sign kostar 10 SEK per signering och väljer man att bjuda in via sms kostar det 2,50 SEK per sms. När du som användare registrerar dig för tjänsten får du tre signeringar inklusive sms utan debitering.

Måste jag använda både SMS och e-post vid en inbjudan?

Du väljer själv om du vill bjuda in via sms, e-post eller båda alternativen. För att följa GDPR-lagen behöver du dock markera rutan E-post + sms samt markera Säker inbjudan när du väljer inbjudningsalternativ.  

Hur fungerar faktureringen?

Faktureringen för Visma Sign sammanfaller inte med andra Visma tjänster och sker alltid i efterskott utifrån de signeringar som är gjorda. 

Vad händer med mina dokument om jag inte betalat min faktura?

Dokumenten tas inte bort från ditt konto även om du har fakturor som har förfallit, däremot kan du bli begränsad vilket innebär att inga nya dokument kan skapas upp för signering. Förfallna fakturor hanteras enligt Visma Spcs ordinarie inkassorutiner. 

Signerade dokument

Vart hittar jag signerade dokument?

Alla dokument som signerats med stark autentisering genom tjänsten Visma Sign sparas under Arkiv i sju års tid efter det att inbjudan har skickats. 

Varför visar tidsstämpeln på signaturen en annan tid än då jag signerade?

Tidsstämpeln som visas på signerade dokument är Finländsk tid. Det går alltid att kontrollera vilken GMT-tidszon som dokumentet signerats i genom att öppna det signerade dokumentet i Adobe Acrobat Reader. Genom signaturpanelen kan du då högerklicka på signaturen och gå till Visa underskriftsegenskaper där signeringstidpunkten framgår i lokal tid.

Vilka länder kan signera dokument med Visma Sign?

Dokument skickas och signeras med stark identifikation i Sverige, Finland, Norge och Danmark. För att kunna signera ett dokument med stark autentisering måste mottagaren ha:
- Finskt personnummer och finskt BankID eller Mobilt ID
- Svenskt personnummer och BankID
- Danskt personnummer och NemID
- Norskt BankID

Om personen som signerar inte har något av ovanstående punkter finns det möjlighet för dig att be om en signering utan stark autentisering.

Jag vill skicka ett dokument som jag själv har signerat till en bank/auktoritet/partner eller liknande via e-post. Hur gör jag?

Du signerar dokumentet själv via Visma Sign, laddar ned pdf:en för att sedan skicka vidare till den du önskar.  

Hur skapar jag dokumentarkiv i Visma Sign?

För att skapa ett nytt dokumentarkiv går du in på Arkiv → Ny mapp. 

Vad gör signatören om ett dokument inte stämmer?

När signatören tar emot ett dokument som ska signeras i Visma Sign finns valmöjligheten att skicka ett meddelande tillbaka till dig som inbjudare om någonting inte stämmer. Du får då ett mejl med detta meddelande. Observera att du behöver skicka inbjudan igen till mottagaren för signering om det är någonting som behöver ändras i dokumentet.    

Hur fungerar Visma Sign med signering av årsredovisning?

Om du arbetar med en tjänst från Visma som har funktionen årsredovisning så fungerar Visma Sign endast som en signeringstjänst. Det innebär att du endast kan skicka årsredovisningen för signering via Visma Sign, själva inlämningen av årsredovisningen måste däremot ske via tjänsten som du arbetar i. 

Kan jag se om ett signerat dokument har manipulerats?

Dokument som signerats med Visma Sign har ett Entrust-certifikat som kontrollerar att dokumentet inte manipuleras efter signering. Öppnas det signerade dokumentet med exempelvis Adobe Acrobat Reader framgår signaturens giltighet i en informationsruta över dokumentet.

Om dokumentet ändrats sedan signering framgår detta av informationsrutan och ändringarna beskrivs i Signaturpanelen. Behöver någon signatur verifieras görs detta genom att klicka på Verifiera alla i Signaturpanelen.

Formulär, lagar & regler

Vad är Visma Sign formulär?

Formulären är ett lättanvänt formredigeringsverktyg som automatiskt inkluderar de elektroniska signaturfunktionerna. Alla företag som använder Visma Sign har tillgång till formulären. 

Kan jag skapa och fylla i ett formulär med en mobiltelefon?

Formulär kan endast modifieras med en datormus och ett tangentbord, inte med pekskärmsenheter. Däremot går det bra att fylla i ett formulär samt signera det med en liten pekskärm.

Varför måste jag skriva in mitt personnummer på formuläret?

Undertecknarens fullständiga personnummer är obligatoriskt för att underteckna formuläret. Den person som skapar ett formulär kan välja om det ska vara lagrat i formulärets innehåll eller inte. Personnummer visas under inga omständigheter i loggarna för signaturtjänster.

Fältet för personnummer måste alltid fyllas i för att signera ett formulär.

Vilka lagar och regler gäller för elektronisk signatur?

EU:s eIDAS-förordning som trädde i kraft den 1 juli 2016 innebär att alla EU-länder (och EES-länderna Norge och Island) har gemensamma regler för säkra elektroniska transaktioner och godkänner varandras lösningar för elektronisk identifiering och elektroniska signaturer. Därmed har hindren som de tidigare digitala gränserna utgjorde, försvunnit.

eIDAS-förordning ställer olika krav på de tre typer av elektronisk signering som finns: Enkel elektronisk underskrift, Avancerad elektronisk underskrift och Kvalificeras elektronisk underskrift. Visma Sign uppfyller kraven för avancerad signering vilket betyder att man bland annat har möjlighet att signera årsredoviningen och lämna in den digitalt till Bolagsverket. Även årsstämmor är legalt bindande med avancerad signering.

Är signaturer på formulär legalt bindande?

Dokument som är signerade med Visma Sign-formulär är juridiskt bindande, liksom alla andra dokument som signeras via tjänsten Visma Sign. Signatörer autentiseras med stark elektronisk autentisering och alla signeringshändelser utförs med pålitliga signeringsmetoder.