Så här jobbar du rätt i molntjänsten Visma Advisor

Funderar du på att gå över till den molnbaserade klienthanteraren Advisor? Eller använder du redan Advisor men drar inte full nytta av tjänsten? Här får du tips från Vismas support. Läs även om KPMG:s erfarenheter och vad Emelie Angserud, ägare till redovisningsbyrån Aekonom, tycker. 

Vad är Visma Advisor? 

Visma Advisor är en molnbaserad klienthanterare. (Den nedladdningsbara produkten heter Visma Byråstöd.) Visma Advisor ger stöd för att jobba med fast pris. Den fungerar optimalt ihop med samarbetsstjänsterna Visma eEkonomi och Visma Ekonomiöversikt samt med Visma Advisor Period och År för bokslut och skatt. Tillsammans effektiviserar molntjänsterna hälften av arbetstiden för en redovisningsbyrå och dennes kund. 

 Vad är molntjänster?

Visma Advisor effektiviserar 

Med Visma Advisor får byrån ett jämnare arbetsflöde och får mer gjort med samma personal. Du ser beläggningsgraden per anställd och får översikt över planerade och utförda timmar. Rapporten Täckningsgrad visar lönsamheten för olika uppdrag och för alla kunder. 
Använder byrån dessutom Visma Advisor Period och År så kommer också arbetet med avstämningar att bli lättare och mindre stressigt eftersom tjänsten innebär avstämningar varje månad. När bokslutet ska göras är det bara att godkänna. 

- Advisor är navet i vår byråadministration där vi har sparat intern byråtid för administration. Vi har också blivit mer effektiva ut mot kund, säger Tibor Bondesson, delägare på Baker Tilly Sydost.

 Infografik: Korta att göra-listan vid boksluten

Att tänka på

Ju mer data du matar in i Advisor desto bättre kan du styra verksamheten mot dina mål med hjälp av tjänsten. Det är viktigt att anpassa byråns arbetssätt efter tjänsten. Ha därför en strategi för byråns digitalisering och lägg tid på implementeringen innan du aktiverar Visma Advisor - det kommer att löna sig. Att jobba i molnet effektiviserar byrån och leder till ett behov av ny prismodell och utveckling av rådgvningstjänster. 

Visma Advisor-kurs

Många köper Visma Advisor men använder bara en liten del av alla funktioner. Vi rekommenderar onboarding. Det går utmärkt att köpa en onboarding även om ni redan har programmet. Mer kunskap om alla finesser är bra för hela byrån.

Beställ onboarding via byra.spcs@visma.com eller ring 0470-70 61 60

Fundera på följande innan du aktiverar Visma Advisor

  • Prata om vilken sorts byrå ni vill vara. Fundera på vilka tjänster ni vill erbjuda och vilka som är era bästa kunder. Sätt en plan och ta hjälp av Visma med affärsutvecklingen.
  • Vilka uppdrag har din byrå och vilka tillhörande aktiviteter? Vad ingår och vad ingår inte?
  • Vilka bevakningspunkter tillhör respektive uppdrag?
  • Hur lång tid tar varje uppdrag och aktivitet? 
  • Vilka prislistor och prismodeller är aktuella för respektive uppdrag, aktivitet och kund?
  • Hur ser det ut med personalresurser och arbetsscheman?
  • Hur ser byråns framtid ut beträffande effektivisering, prissättning och rådgivning? 

FAQ Visma Advisor i Supporten

1. Jag funderar på att gå över till Visma Advisor. Var ska jag börja och viket stöd får jag av Visma?
SVAR: Har du Visma Byråstöd idag så kan vi först hjälpa dig att konvertera över mycket av det som redan finns i Byråstöd, till Visma Advisor. Det som kan konverteras är kunder, kontakter, bevakningspunkter, uppdrag kopplat till kund, anteckningar, SMS och e-post. Sedan startar allt vid Underhåll i vänstermenyn. Här kan du lägga upp uppdrag, prislistor, scheman och alla andra parametrar som rör din verksamhet. Vi rekommenderar att gå vår onboarding för Advisor och se alla filmer i Visma Advisors spellista.

2. Hur skapar jag flödet med uppdrag, tidsregistrering, prissättning, prislista och skapa fakturaunderlag?
SVAR: Svaren finns i vår onboarding för Advisor och i den här spellistan: Visma Advisor

3. Vad är Visma Advisor Connect och hur hittar jag den?
SVAR: Med Visma  Advisor Connect startar du de lokalt installerade Visma programmen för respektive kund. Vismas molnbaserade tjänster startar du däremot i Visma Advisor. Connect hittar du under ett litet utropstecken högst upp i menyraden i Visma Advisor om du har behörighet Underhåll. 

4. Hur aktiverar jag samarbeten med andra molnetprogram i Advisor?
SVAR: Välj först Kunder i vänstermenyn och klicka sedan på Aktivera tjänst som du hittar nere till höger på sidan. Du kommer därefter att lotsas av en guide. 

5. Hur skapar jag byråanstånd så jag får extra tid att deklarera?
SVAR: I Visma Advisor Connect under Arkiv, välj Inställningar, Koppla uppdrag och sedan Visma Skatt Proffs. Därefter, välj Arkiv, Byråanstånd. 

6. Hur skapar jag sru-filer till Skatteverket via Visma Advisor?
SVAR: Starta Visma Skatt Proffs via Connect. Välj Arkiv, Export och därefter Skapa förberedande sru-fil till Skatteverket. Systemet vet vilken kund det gäller. I Connect, välj Arkiv, Skicka deklarationer. Då listas alla kunder som det finns en förberedande fil för. Där skapar du sedan de filer som skickas till Skatteverket. 

 Supportsida Visma Advisor

KPMG:s byte till Visma Advisor

KPMG har bytt ut programmet Visma Byråstöd till Visma Advisor som ligger i molnet.
– Den största utmaningen är att förändra branschens traditionella arbetssätt. En av de vanligaste frågorna är fortfarande “hur skriver jag ut?”. Man behöver i princip inte skriva ut något från systemet, säger Stefan Andersson, utvecklingschef små och mellanstora företag, KPMG.

Säg några nyckelord som du förknippar med molntjänster!
– Automatisering, rätt vid källan, allt på en plats. Information i realtid, flexibilitet. Från personberoende till funktionsstyrt arbetssätt.

Varför bytte ni från Visma Byråstöd till Visma Advisor?
– KPMG ville förbereda sig på att allt fler verktyg ligger i molnet. Det är bättre att ha allt samlat där. Exempelvis vill man ha en gemensam databas över hur många kunder som arbetar med Visma Anläggningsregister. I Byråstöd var informationen uppdelad i olika regioner och det var svårt att se helheten.

Vilka är de största fördelarna ur ett ledningsperspektiv?
– Att se helheten. Det är lättare att resursplanera och fördela arbetsuppgifterna mellan kontoren.

Vilka är de största fördelarna ur ett medarbetarperspektiv?
– De flesta medarbetarna ser i framtiden fördelar med Visma Advisor, men i och med att Visma Byråstöd fungerar bra så blir det en omställning. Medarbetarna är över lag positiva. Vissa arbetsmoment går fortare i Advisor medan en del funktioner ligger på önskelistan och kommer i senare versioner av programmet.

Vilka är de 5 största utmaningarna med att byta system?
1. Att hitta en rätt tid och tajming för omställningen.
2. Det tar tid innan alla verktyg ligger i molnet och man får finna sig i att leva i två världar ett tag. Man ska dock försöka göra bytet snabbt. 
3. Att hantera ökad transparens i realtid. I ett molnbaserat program strävar man efter att arbeta i realtid.
4. Bevakningslistor för exempelvis REKO behöver anpassas till nya arbetssättet.
5. Att förändra traditionella arbetssätt.

Behöver en liten byrå också bry sig om Visma Advisor?
– Ja det tror jag, Advisor ett modernt verktyg för att hålla reda på sina kunder.

3 tips till den som vill byta till Visma Advisor?
Gör en förstudie, gör en noggrann implementering och följ upp. 
– Det verkar självklart, men det är vad det handlar om. 

"Mitt allra bästa tips är Visma Advisor"

Innan hade hon postit-lappar överallt. Nu sköter klienthanteraren Visma Advisor allt Emelie Angserud, ägare till redovisningsbyrån Aekonom, behöver.

Du använder Visma Advisor, Visma eEkonomi och Visma Ekonomiöversikt. Varför valde du de tjänsterna?
– Visma har erkänt bra molnprogram som funkar och har hög säkerhet. Det är smidigt att jobba tillsammans i Visma eEkonomi. Kunderna kan ringa mig och säga: Kan du gå in och titta? Istället för att skicka SIE-filer. Jag sparar tid och bensin på att inte åka in till kunden och bokföra en halvtimme och sedan köra tillbaka. Mitt allra bästa tips är Visma Advisor.

Visma eEkonomi

Bokföring och fakturering online

Visma eEkonomi passar dig som har enskild firma, handelsbolag och aktiebolag. Med funktioner som automatiserad bokföringshjälp och smart fakturering får du en bekväm överblick och kan börja växa.

Läs mer om Visma eEkonomi