Strukturera dig till framgång! David Stiernholm: “Du kan alltid förenkla något”

Personlig utveckling för företagare > Strukturera

De senaste 18 åren har David arbetat med att utforska struktur för att skapa smidigare arbetsdagar.
– Jag är en person som är väldigt fascinerad över att titta på vardagens alla processer för att sedan optimera allting, förklarar David när han ringer upp på utsatt tid en regnig eftermiddag i november.

  Lästips: Prioritera! 3 snabba tips för smartare prioritering

David hjälper företag och organisationer inom både näringsliv och offentlig sektor med att få struktur. Han upplever att största målgruppen är chefer eller företagare som är självledda och har mycket omkring sig. Inte minst småföretagare – som behöver axla många olika roller samtidigt.
– Jag är en njutningsdriven människa. Det är en drivkraft som jag har sedan en lång tid tillbaka. Struktur är i sin tur en förutsättning för att jag ska kunna njuta. Jag har någon sorts idealbild över verkligheten som jag alltid strävar efter. En bra arbetsdag flyter på, jag blir liksom inte hindrad av något i onödan. Och även om det ibland dyker upp saker har jag ett judo-artat sätt att hantera hindren.

David åker vanligtvis land och rike runt och föreläser 37 veckor om året, är ledig 15 veckor om året och arbetar 4-dagarsvecka. Han lyfter fram förmågan att sålla bland arbetsuppgifter som avgörande för att få struktur på tillvaron.

– Vi har så himla många olika inflöden idag. Det betyder att man måste kunna prioritera rätt uppgifter och sätta upp mål. Jag tycker att du som vill ha struktur borde fundera på vad som är viktigt och vad som stämmer överens med vilken riktning du vill ta. Du kan alltid förenkla något eller göra något bättre.

Davids 3 strukturtips för småföretagare

1. Samla dina noteringar

“Det klassiska misstaget är att folk sprider ut sina noteringar om det de har att göra. De finns i ett textdokument på datorn, i mobilens anteckningar, i kalendern, på memolappar och i anteckningsblocket. Det leder till att man till slut inte har någon överblick av sina uppgifter. Det gör i sin tur att man automatiskt gör det som man får syn på först av allt, har sämst samvete för eller det som kom in senast. Hitta ett verktyg som funkar för dig, där du kan samla alla dina att göra-uppgifter och anteckningar. Småföretagare har lyxen att inte vara låsta till riktlinjer från it-avdelningen… Två tjänster som jag själv använder och brukar rekommendera är To-Do i Office 365 och Todoist.”

 Lästips: Budget och företag - 5 tips för bättre koll på dina siffror

2. Valla in din vardag

“Vi lever i en fantastisk tid. Vi kan jobba var som helst, när som helst, hur som helst. Det gör också att du måste sätta upp tydliga regler för hur du ska arbeta på ett hållbart sätt. Det går att göra i tre steg. 

1) Börja med att definiera när du ska arbeta och inte. Ska du verkligen arbeta hemma på kvällen? Ska du göra det alltid – eller aldrig? Ska du jobba i soffan eller ska du ha ett särskilt avsett kontorsrum i hemmet?

2) Tänk på när du ska vrida på kranarna eller inte. Du har möjlighet att själv bestämma över dina olika inflöden som mejl, meddelanden och chattar. Det är lätt att bli överväldigad. Ambitiösa personer upplever ofta att de ligger efter, även om så inte är fallet. En lösning är att stänga av dina notiser! Forskning från MIT, UC Davis och Microsoft visar att de som tittar efter mejl på eget initiativ upplever att de är mer effektiva än de som har inkorgen öppen jämt och ständigt. 

Bestäm också för hur snabbt eller långsamt du ska svara på inkommande korrespondens! Är det rent av OK om det går 24 eller till och med 48 timmar?

3) Bestäm hur många möten du ska ha varje vecka. Är det verkligen nödvändigt att klämma in 4 möten på en eftermiddag när du ändå kommer att känna dig trött redan efter det andra mötet? Möten fyller lätt kalendern, så tänk igenom vad som är rimligt och bestäm dig till exempel för att aldrig ha fler än 2 möten per dag eller att ha en helt mötesfri dag varje vecka.”

3. Automatisera, automatisera, automatisera!

“Det finns oerhört många saker att automatisera! Om du använder Office 365 kan Flow-tjänsten till exempel skapa eller flytta data utifrån vad som skrivs i dina mejl, eller hålla koll på din kalender och automatiskt skapa en ny att göra-lista med relevanta uppgifter inför varje nytt möte. Tjänsten Zapier (som är en slags storebror till IFTTT) är också bra.”

 Bokföring på autopilot. Låt Visma eEkonomi ta hand om din bokföring – effektivt.

Lästips: Automatisk bokföring – för dig som anser att  tid är pengar
Lästips: 6 smarriga digitala tjänster du bör ha koll på

Om David Stiernholm

Namn: David Stiernholm
Ålder: 49 år (29 november 1971)
Bor: Kärna, Kungälv
Gör: Struktör
Omsätter: 2,9 mkr (2017)

Följ David på Linkedin och Instagram!

Vill du få ännu mer strukturtips?

Anmäl dig till Davids veckobrev Klart!, lyssna på den korta och koncisa podcasten med samma namn eller boka en kurs eller föreläsning till din organisation! Du hittar vägen till ännu mer struktur på Davids Stiernholms egna sajt.