Digitala kvitton - slipp pappershögen

Drömmer du om en enklare kvittohantering och att allt du köper och säljer registreras automatiskt i ditt bokföringsprogram? Det bästa du kan göra idag för att förenkla är att hantera kvitton digitalt.

 

Digitala kvitton ökar snabbt

Andelen digitala kvitton i Sverige ökar snabbt. Tusentals butiker skapar redan idag digitala kvitton direkt från kassan. Alla köp direkt i appar genererar digitala kvitton och det blir allt vanligare att kunder får sina kvitton som e-post. Men fortfarande finns det lagar som reglererar att företagare måste arkivera papperskvittot.

Digitala kvitton - fördelar

De går inte att tappa (och de skrynklar inte)
Ingen gillar att leta efter skrynkliga kvitton i efterhand. Så fort ett kvitto producerats ska det scannas och rapporteras in. Även kvitton som är digitala från början kan gå direkt in i systemet som också kan påminna om det saknas något underlag, integrera bara med företagskortet. Underlagen tolkas av andra system och företagaren eller redovisningskonsulten behöver bara lägga sista handen. 

Sparar pengar
En digital tjänst kan spara upp till 85 procent av administrationstiden. Har du integration mot banken så importeras alla köp direkt och den anställde kopplar transaktionen med rätt kvitto.

Lättare att spåra
Företaget får bättre spårbarhet och risken för fel minskar. Det blir ingen dubbelregistrering och ingen måste granska manuellt att företagets resepolicy efterlevs.

Mindre administration
När all data finns samlat på ett ställe så blir det lättare för alla som arbetar med kvittounderlag. Det går snabbt att rapportera och attestera och det kan göras när som helst, var som helst. Inga kvitton samlas på hög. Anställda behöver bara godkänna och får sedan en notis om att en rapport producerats. 

Rätt från början
En bra tjänst för kvittohantering ska vara så användarvänlig att det inte går att göra fel. Den anställde, den som attesterar och redovisningskonsulten eller ekonomiavdelningen ska behöva lägga ner minimalt med tid. Tjänsten ska tolka siffrorna och alla regler ska uppdateras automatiskt.  

Digitala kvitton när du köper

Med digitala kvitton slipper du att gå igenom en hög med papperskvitton när du ska bokföra dina inköp. Om du måste hantera många papperskvitton tar den hanteringen tid och blir kostsam. Ett digitalt kvitto är en fullt godkänd verifikation som du inte behöver skriva ut på papper. Digitala kvitton måste dock enligt bokföringslagen sparas i sju år, precis som papperskvitton.

 Digital bokföring vs. papper - det här måste du spara

Fota, mejla och bokför dina kvitton

Om du inte kan välja att få ett digitalt kvitto direkt från din leverantör har du ändå möjlighet att föra över dem till digital form via Visma Scanner. Genom att fotografera dina kvitton och leverantörsfakturor med mobilen kan du få in dem direkt i ditt ekonomiprogram. Bilderna kan sedan läggas in som digitala kopior av dina bokföringsunderlag till Visma eEkonomi, Visma Administration, Visma Förening och Visma Fakturering.

Finns det QR-koder på dokumenten kan appen även läsa av och tolka innehållet.

Det blir enklare att ha koll på siffrorna och inköpen om du har dem organiserade digitalt. Men du måste ändå spara originalet, det vill säga papperskvittot, i minst fyra år* och den digitala versionen måste sparas i sju år.

*Enligt 7 kap. 6 § bokföringslagen får ett pappersdokumentet som överförts till ett digitalt format förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Koll på garantier

En annan stor fördel med digitala kvitton är att du får bättre överblick över garantier på produkter du köpt. Handen på hjärtat - hur många gånger har du köpt nya prylar istället för att hävda garanti? Bara för att du inte hittade kvittot eller fakturan?

Samarbeta smidigt med din redovisningsbyrå

Med kvittohanteringsappen Visma Companyexpence kan du samarbeta smartare med din redovisningsbyrå. Du slipper tjatet om att lämna in dina kvitton i tid och du behöver heller inte vara rädd för att pappret går sönder. Du fotar dina kvitton eller fakturor med mobilen och skickar dem som underlag direkt till byråns ekonomiprogram. Du kan även använda dig av en scanner eller mejla dokument via appen till byråns ekonomiprogram. På så sätt får byrån in bilder på dina bokföringsunderlag direkt i sitt ekonomiprogram och kan bokföra snabbare och enklare.

Digitala kvitton när du säljer

Ge dina kunder digitala kvitton om de så önskar. Du sparar kostnader för papper och hantering, det är enklare för kunden att hantera, och tillsammans sparar ni på miljön. För att automatisera din egen arbetsprocess så mycket som möjligt är det bästa att använda en faktureringstjänst som är helt digital för dig men som kan leverera fakturan oavsett hur din kund vill ha den levererad. Visma Autoinvoice hanterar alla format, e-faktura, pdf- eller pappersfaktura. Om du skickar och tar emot e-fakturor registreras fakturauppgifterna automatiskt i ditt eller din kunds program.

Du måste dock alltid ge din kund möjlighet att välja ett papperskvitto oavsett om du tar betalt kontant eller digitalt via till exempel Swish.

3 tips om kunden insisterar på papperskvitto

– Ett papperskvitto kan du skriva på ett kvittoblock eller skriva ut via ditt kassasystem. 
Om du säljer kontant för mer än 179 200 kr (år 2017) behöver du vara ansluten till ett kassaregister som också är registrerat hos Skatteverket. Observera att kassasystem och kassaregister inte är samma sak även om många kassasystem har ett inbyggt kassaregister.

– Om du inte har något kassasystem eller kassaregister kan du i stället utfärda kontantfakturor.
Då räknas din försäljning som fakturerad försäljning och du behöver inte ha ett kassaregister. En kontantfaktura är som en vanlig faktura förutom att det framgår att betalningen skett kontant.

– Styr dina kunder mot digitala kvitton.
Du kan styra dina kunder mot digitala fakturor genom att ta ut en avgift för att skicka pappersfaktura. Men du måste informera dina kunder om fakturaavgiften före köpet samt hur stor avgiften kommer att vara.

 Automatisera utläggen med en smart app för kvittohantering -Visma Companyexpense

Vad tycker du om digitala kvitton?

Han slipper kvittoångest

Visma eEkonomi

Bokföring och fakturering online

Visma eEkonomi passar dig som har enskild firma, handelsbolag och aktiebolag. Med funktioner som automatiserad bokföringshjälp och smart fakturering får du en bekväm överblick och kan börja växa.

Läs mer om Visma eEkonomi