Digitala kvitton - slipp pappershögen

Drömmer du om en helt automatisk bokföring där allt du köper och säljer registreras automatiskt i ditt bokföringsprogram? Än är vi inte där men det finns saker du kan göra redan idag för att förenkla arbetsprocessen. Om du ger och tar emot dina kvitton digitalt sparar du tid och slipper papperstrassel.

Den största fördelen med digitala kvitton är att du kommer ett steg närmare ett digitalt och  mycket smidigare sätt att arbeta. Det gäller oavsett om du sköter din redovisning själv eller om du samarbetar med en redovisningsbyrå. Du eller byrån får in dina kvitton och leverantörsfakturor direkt i ekonomiprogrammet vilket gör att bokföringen går både enklare och snabbare.

Digitala kvitton när du köper

Med digitala kvitton slipper du att gå igenom en hög med papperskvitton när du ska bokföra dina inköp. Om du måste hantera många papperskvitton tar den hanteringen tid och blir kostsam. Ett digitalt kvitto är en fullt godkänd verifikation som du inte behöver skriva ut på papper. Digitala kvitton måste dock enligt bokföringslagen sparas i sju år, precis som papperskvitton.

 Digital bokföring vs. papper - det här måste du spara

Fota, mejla och bokför dina kvitton

Om du inte kan välja att få ett digitalt kvitto direkt från din leverantör har du ändå möjlighet att föra över dem till digital form via Visma Scanner. Genom att fotografera dina kvitton och leverantörsfakturor med mobilen kan du få in dem direkt i ditt ekonomiprogram. Bilderna kan sedan läggas in som digitala kopior av dina bokföringsunderlag till Visma eEkonomi, Visma Administration, Visma Förening och Visma Fakturering.

Finns det QR-koder på dokumenten kan appen även läsa av och tolka innehållet.

Det blir enklare att ha koll på siffrorna och inköpen om du har dem organiserade digitalt. Men du måste ändå spara originalet, det vill säga papperskvittot, i minst fyra år* och den digitala versionen måste sparas i sju år.

*Enligt 7 kap. 6 § bokföringslagen får ett pappersdokumentet som överförts till ett digitalt format förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Koll på garantier

En annan stor fördel med digitala kvitton är att du får bättre överblick över garantier på produkter du köpt. Handen på hjärtat - hur många gånger har du köpt nya prylar istället för att hävda garanti? Bara för att du inte hittade kvittot eller fakturan?

Samarbeta smidigt med din redovisningsbyrå

Med digitala kvitton och Visma Scanner kan du samarbeta smartare med din redovisningsbyrå. Du slipper tjatet om att lämna in dina kvitton i tid och du behöver heller inte vara rädd för att pappret går sönder. Du fotar dina kvitton eller fakturor med mobilen och skickar dem som underlag direkt till byråns ekonomiprogram. Du kan även använda dig av en scanner eller mejla dokument via appen till byråns ekonomiprogram. På så sätt får byrån in bilder på dina bokföringsunderlag direkt i sitt ekonomiprogram och kan bokföra snabbare och enklare.

Digitala kvitton när du säljer

Ge dina kunder digitala kvitton om de så önskar. Du sparar kostnader för papper och hantering, det är enklare för kunden att hantera, och tillsammans sparar ni på miljön. För att automatisera din egen arbetsprocess så mycket som möjligt är det bästa att använda en faktureringstjänst som är helt digital för dig men som kan leverera fakturan oavsett hur din kund vill ha den levererad. Visma Autoinvoice hanterar alla format, e-faktura, pdf- eller pappersfaktura. Om du skickar och tar emot e-fakturor registreras fakturauppgifterna automatiskt i ditt eller din kunds program.

Du måste dock alltid ge din kund möjlighet att välja ett papperskvitto oavsett om du tar betalt kontant eller digitalt via till exempel Swish.

3 tips om kunden insisterar på papperskvitto

– Ett papperskvitto kan du skriva på ett kvittoblock eller skriva ut via ditt kassasystem. 
Om du säljer kontant för mer än 179 200 kr (år 2017) behöver du vara ansluten till ett kassaregister som också är registrerat hos Skatteverket. Observera att kassasystem och kassaregister inte är samma sak även om många kassasystem har ett inbyggt kassaregister.

– Om du inte har något kassasystem eller kassaregister kan du i stället utfärda kontantfakturor.
Då räknas din försäljning som fakturerad försäljning och du behöver inte ha ett kassaregister. En kontantfaktura är som en vanlig faktura förutom att det framgår att betalningen skett kontant.

– Styr dina kunder mot digitala kvitton.
Du kan styra dina kunder mot digitala fakturor genom att ta ut en avgift för att skicka pappersfaktura. Men du måste informera dina kunder om fakturaavgiften före köpet samt hur stor avgiften kommer att vara.

Visma eEkonomi

Visma eEkonomi

Bokföring och fakturering online

Visma eEkonomi passar dig som har enskild firma, handelsbolag och aktiebolag.

Läs mer